Satzung

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Satzung des Arbeitskreises Familienforschung Osnabrück e.V. (Zuletzt geändert durch Beschluss vom 17.05.2025)

§1 Sitz des Vereins

(1) ¹Der Verein führt den Namen „Arbeitskreis Familienforschung Osnabrück e.V.“. ²Er ist unter der Nummer VR 2744 in das Vereinsregister beim Amtsgericht Osnabrück eingetragen.

(2) Der Verein hat seinen Sitz in Osnabrück.

(3) Das Geschäftsjahr ist das Kalenderjahr.

(4) ¹In dieser Satzung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit das generische Maskulinum verwendet. ²Weibliche und anderweitige Geschlechteridentitäten werden dabei ausdrücklich mitgemeint, soweit es für die Aussage erforderlich ist.

(5) ¹Die Mitglieder des Vereins gehen rücksichtsvoll, höflich und freundlich miteinander um. ²Gegenüber neuen Mitgliedern sind sie hilfsbereit.

(6) Der Verein handelt im Rahmen des geltenden Rechts.

§ 2 Zweck, Gemeinnützigkeit des Vereins

(1) Der Verein verfolgt ausschließlich und unmittelbar gemeinnützige Zwecke im Sinne des Abschnitts „Steuerbegünstigte Zwecke“ der Abgabenordnung.

(a) ¹Zweck des Vereins ist die wissenschaftliche Forschung in genealogischer und familienkundlicher Hinsicht. ²Darin eingeschlossen sind u.a. die wissenschaftlichen Nachbargebiete Heraldik, Höfe- und Namensforschung. ³Näheres definiert ggf. eine von dem Vorstand entworfene Richtlinie. ⁴Die Mitgliederversammlung nimmt diese zur Kenntnis.

(b) ¹Die über den Verein zugänglichen Forschungsergebnisse dürfen nicht gewerblich genutzt werden. ²Forschungsergebnisse des Vereins sind Eigentum des Vereins. ³Für fremde Forschungsergebnisse muss eine Veröffentlichungsgenehmigung der Urheber vorliegen. ⁴Es gelten die Urheberrechte.

(c) ¹Der Verein gibt die Zeitschrift „Osnabrücker Familienforschung“ (OsF) und die wissenschaftliche Buchreihe „Osnabrücker genealogische Quellen“ heraus. ²Die Rechte an diesen Veröffentlichungen sind Eigentum des Vereins.

(2) ¹Der Verein ist selbstlos tätig. ²Er verfolgt keine eigenwirtschaftlichen Zwecke. ³Mittel des Vereins dürfen nur für die satzungsgemäßen Zwecke verwendet werden. ⁴Die Mitglieder erhalten keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins. ⁵Der Verein darf für klar definierte Projekte Rücklagen bilden. ⁶Über die Rücklagenbildung entscheidet auf Vorschlag des Vorstands die Mitgliederversammlung.

(3) Es darf keine Person durch Ausgaben des Vereins, die dem Zweck des Vereins fremd sind oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigt werden.

(4) Der Satzungszweck wird verwirklicht insbesondere durch

(a) Durchführung wissenschaftlicher Veröffentlichungen, Veranstaltungen, Fortbildungen und Forschungsvorhaben,
(b) die Erschließung, Bearbeitung und Drucklegung von genealogischen Quellen des Osnabrücker Landes (Stadt und Landkreis Osnabrück).
(c) Gründung und Unterhaltung wissenschaftlicher Einrichtungen zur Sammlung genealogischen Materials,
(d) Betreuung familiengeschichtlicher Veröffentlichungen,
(e) die Zusammenarbeit mit Vereinigungen und Einrichtungen, die gleichen oder ähnlichen Zielen dienen,
(f) die Bereitstellung und den Betrieb einer genealogischen und familiengeschichtlichen Bibliothek,
(g) die Bereitstellung und den Betrieb einer Homepage mit internen Kommunikationswegen und internen Informationsangeboten.

§ 3 Erwerb der Mitgliedschaft

(1) Mitglieder können werden:

(a) natürliche Personen, die die Zwecke des Vereins unterstützen,
(b) juristische Personen und sonstige Vereinigungen,
(c) Körperschaften des öffentlichen Rechts.

(2) ¹Der Aufnahmeantrag ist schriftlich an den geschäftsführenden Vorstand des Vereins zu stellen, der nach freiem Ermessen mit einfacher Mehrheit entscheidet. ²Der Aufnahmebeschluss wird dem neuen Mitglied schriftlich unter Beifügung der Satzung mitgeteilt. ³Eine Ablehnung des Antrags muss der Vorstand gegenüber dem Antragsteller nicht begründen. ⁴Jedes Mitglied erkennt mit dem Eintritt in den Verein die durch Gesetz und diese Satzung begründeten Pflichten für sich als verbindlich an. ⁵Bei Minderjährigen ist der Aufnahmeantrag durch die gesetzlichen Vertreter zu stellen.

(3) Die Mitgliedschaft berechtigt zur Teilnahme an sämtlichen Veranstaltungen, sowie zur Benutzung der Vereinseinrichtungen.

(4) Personen, die sich um die Ziele des Vereins besondere Verdienste erworben haben, kann die Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands zu Ehrenmitgliedern ernennen.

§ 4 Beendigung der Mitgliedschaft

(1) Die Mitgliedschaft endet

(a) durch Austritt. ²Der Austritt ist jeweils zum Ende des Geschäftsjahres unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von 3 Monaten dem Vorstand gegenüber schriftlich zu erklären. ³Über begründete Ausnahmen entscheidet der Vorstand.
(b) durch Tod (bei juristischen Personen mit deren Erlöschen),
(c) durch Vereinsausschluss,
(d) durch Nichtzahlung des Vereinbeitrags in zwei aufeinanderfolgenden Beitragsjahren.

§ 5 Vereinsausschluss

¹Ein Mitglied kann aus wichtigem Grund im Sinne des § 314 BGB aus dem Verein ausgeschlossen werden. ²Der Ausschluss wird vom Vereinsvorstand erklärt. ³Ein solcher Verstoß liegt insbesondere vor bei schuldhaft vereinswidrigem Verhalten in Wort, Schrift und/oder Tat, schwerem Verstoß gegen die Satzung oder Verletzung der durch die Satzung oder Gemeinschaftsbeschluss begründeten Verpflichtungen zum Nachteil seiner Mitglieder oder des Vereins oder bei schwerem Verstoß gegen den Datenschutz. ⁴Über den Ausschluss entscheidet der Vorstand mit einfacher Mehrheit. ⁵Der Beschluss ist dem Mitglied schriftlich mitzuteilen. ⁶Gegen den Beschluss steht dem Ausgeschlossenen ein Einspruchsrecht an die nächste Mitgliederversammlung zu. ⁷Die Mitgliederversammlung entscheidet endgültig mit 2/3 Mehrheit der anwesenden Mitglieder. ⁸Die Mitgliederversammlung entscheidet hierbei über die Frage: ⁹Wird dem Einspruch des Mitgliedes gegen den Vorstandsbeschluss entsprochen. ¹⁰Im Falle einer Überprüfung des Vereinsausschlusses ruht bis dahin die Vereinsmitgliedschaft der Person.

§ 6 Rechte und Pflichten der Mitglieder

(1) ¹Jedes Mitglied hat das Recht, die Einrichtungen des Vereins zu nutzen und an gemeinsamen Veranstaltungen teilzunehmen. ²Jedes Mitglied hat gleiches Stimm- und Wahlrecht in der Mitgliederversammlung.

(2) Jedes Mitglied hat die Pflicht, die Interessen des Vereins zu fördern, insbesondere regelmäßig seine Mitgliedsbeiträge zu leisten und, soweit es in seinen Kräften steht, das Vereinsleben durch seine Mitarbeit zu unterstützen.

(3) ¹Die Mitglieder informieren den Verein über Änderungen ihrer Anschrift. ²Wenn ein Mitglied keine gültige Adresse mitgeteilt hat, gilt eine Ladung zur Mitgliederversammlung als ordnungsgemäß erfüllt, wenn die Ladung an die letztbekanntgegebene Adresse erfolgt ist.

§ 7 Vereinswidriges Verhaltens

(1) ¹Verstöße in Wort, Schrift und/oder Tat gegen die Satzung oder Verletzung der durch die Satzung oder Gemeinschaftsbeschluss begründeten Verpflichtungen zum Nachteil seiner Mitglieder oder zum wirtschaftlichen wie ideellen Nachteil des Vereins oder Verstöße gegen geltendes Recht im Zusammenhang mit dem Verein sind vereinswidrig. ²Gleiches gilt für bewusst regelwidrige Nutzung der Vereinsressourcen. ³Ebenfalls vereinswidrig ist der Abschluss von Vereinbarungen namens des Vereins ohne Autorisierung kraft Amtes oder durch den Vorstand. ⁴ In einfachen Fällen weist der Vorstand schriftlich auf das vereinswidrige Verhalten hin. ⁵Verstöße, die in der Satzung  ausdrücklich als vereinswidrig benannt sind, gelten als schwere Verstöße.

(2) Die unberechtigte Annahme von Geld oder geldwerter Vorteile im Zusammenhang einer Vereinstätigkeit ist vereinswidrig.

§ 8 Mitgliedsbeiträge

(1) ¹Jedes Mitglied hat einen im Voraus fällig werdenden Mitgliedsbeitrag zu entrichten. ²Es handelt sich dabei um eine Bringschuld. Die Zahlung des Mitgliedsbeitrags ist bis zum 31. März des Beitragsjahrs fällig.

(2) Die Höhe der Mitgliedsbeiträge wird von der Mitgliederversammlung auf Vorschlag des Vorstands in einer Beitragsordnung festgelegt.

(3) Ehrenmitglieder sind von den Mitgliedsbeiträgen befreit.

(4) ¹Befreundete Vereine können im Arbeitskreis Familienforschung Osnabrück e.V. beitragsfrei Mitglied werden. ²Die Beitragsfreiheit gilt, wenn sie auf Gegenseitigkeit ausgesprochen wird.

(5) ¹Ein Mitglied, das über den Zeitraum von zwei Jahren/des laufenden Geschäftsjahres mit der Zahlung des Mitgliedsbeitrages in Verzug ist, dokumentiert damit seinen Willen aus dem Verein auszutreten. ²Stichtag für die Feststellung ist der 01.April des laufenden Geschäftsjahrs. ³Der Austritt erfolgt umgehend zum 01.04. des laufendenden Jahres. ⁴Der Vereinsvorstand bestätigt dem ausgetretenen Mitglied seinen Austritt und informiert auf der nächsten Mitgliederversammlung darüber. ⁵Wenn keine gültige Adresse vorliegt, gilt die Bestätigung des Austritts als zugestellt, wenn sie an die letztbekanntgegebene Adresse erfolgt ist. ⁶Ein Antrag auf Wiedereintritt in den Verein ist nach einer Karenzzeit von drei Jahren möglich.

(6) ¹Der Vorstand kann nach pflichtgemäßem Ermessen bei Bedürftigkeit den Beitrag im Einzelfall ganz oder teilweise erlassen. ²Der Vorstand dokumentiert dies schriftlich, jedoch nicht vereinsöffentlich.

(7) Ein Mitglied, das seinen Vereinsbeitrag nicht gezahlt hat, hat bis zur Abgeltung dieser Bringschuld kein Stimmrecht auf der Mitgliederversammlung.

§ 9 Organe des Vereins

Organe des Vereins sind der Vorstand und die Mitgliederversammlung.

§ 10 Der Vorstand

(1) Der Vorstand besteht aus

(a) dem 1. Vorsitzenden,
(b) dem 2. Vorsitzenden (als ständigem Stellvertreter des 1. Vorsitzenden),
(c) ggf. weiteren, kooptierten stellvertretenden Vorsitzenden mit ausschließlich repräsentativer Funktion,
(d) dem Schatzmeister,
(e) dem Schriftführer,
(f) mindestens 3 Beisitzern (die Sprecher der Regionalgruppen und der Bibliotheksbeauftragte sind kraft Amtes Beisitzer).

(2) Geschäftsführender Vorstand im Sinne des § 26, Abs.2 BGB sind der 1. Vorsitzende, der 2. Vorsitzende und der Schatzmeister, die den Verein jeweils allein vertreten.

(3) ¹Bei Bedarf kann der Vorstand weitere stellvertretende Vorsitzende kooptieren. ²Diese haben die Funktion, den Verein bei auswärtigen Veranstaltungen zu repräsentieren. ³Sie haben keine Funktion im Bereich der Geschäftsführung des Vereins.

(4) ¹Bei Bedarf kann der Vorstand beratende Mitglieder kooptieren. ²Kooptierte Vorstandsmitglieder haben bei Abstimmungen des Vorstands kein Stimmrecht.

(5) ¹Die Beisitzer können im Rahmen ihrer Vorstandsarbeit die Betreuung einzelner, genau definierter Aufgabenbereiche übernehmen. ²Sie berichten dem Vorstand über ihre Tätigkeit.

§ 11 Aufgaben des Vorstands

¹Der Vorstand ist ehrenamtlich tätig. ²Dem Vorstand des Vereins obliegen die Vertretung des Vereins nach § 26 BGB und die Führung seiner Geschäfte. ³Er hat insbesondere folgende Aufgaben:

(a) die Einberufung, Vorbereitung und Leitung der Mitgliederversammlungen einschließlich der Aufstellung der Tagesordnung,
(b) die Ausführung von Beschlüssen der Mitgliederversammlung,
(c) die Verwaltung des Vereinsvermögens und die Anfertigung des Jahresberichts,
(d) die Aufnahme neuer Mitglieder,
(e) Verhandlungen über die Vereinsräume.
(f) ¹Der Vorstand weist schriftlich (§126 BGB) auf einfaches vereinswidriges Verhalten hin. ²Bei schwerem vereinswidrigen Verhalten dokumentiert der Vorstand dieses schriftlich (§126 BGB) und leitet ein Ausschlussverfahren ein.
(g) ¹Der Vorstand kann Aufträge für satzungsgemäße Zwecke an kommerzielle Anbieter erteilen. ²Hierüber erstattet der Vorstand der Mitgliederversammlung Bericht. (h) ¹Der Vorstand beschließt eine Haushaltsordnung. ²Darin ist ein Verbot der Kreditaufnahme für den Verwaltungshaushalt festgeschrieben. ³Die Mitgliederversammlung kann in wohlbegründeten Einzelfällen Kreditaufnahmen für Investitionen, die dem Vermögenshaushalt zuzuordnen sind, beschließen. ⁴Die Mitgliederversammlung nimmt eine vom Vorstand beschlossene Haushaltsordnung zur Kenntnis.
(i) ¹Der Vorstand beschließt eine Hausordnung für die Vereinsräume. ²Die Mitgliederversammlung nimmt diese Hausordnung zur Kenntnis.
(j) ¹Der Vorstand erarbeitet einen Plan für die Entwicklung und Nutzung der technischen Plattformen des Vereins. ²Die Mitgliederversammlung nimmt diesen zur Kenntnis.
(k) Der Vorstand baut eine Handbibliothek für die Leitungsaufgaben des Vereins auf.
(l) Der Vorstand tagt mindestens halbjährlich.(m) ¹Der Vorstand kann sich eine Geschäftsordnung geben. ²Die Geschäftsordnung beschließt der Vorstand mit absoluter Mehrheit. ³Hier legt der Vorstand u.a. fest, welche Vorgänge schriftlich im Sinne des § 126 BGB verhandelt werden müssen.
(n) Der Vorstand kommuniziert in angemessener Weise mit den Vereinsmitgliedern.
(o) Der Vorstand plant die Aktivitäten des Vereins.
(p) ¹Der Vorstand entwickelt Musterverträge für Bestandsübernahmen, Nutzungs- und Verwertungsübertragungen, -übernahmen, Leihgaben an Dritte, Einbindung Dritter in Sonderaufgaben. ²Altvorgänge sind, so weit möglich, auf diesen Sachstand umzustellen.
(q) Vorstandsmitglieder und vom Vorstand zu ehrenamtlicher Tätigkeit berufene Personen werden im Rahmen ihrer ehrenamtlichen Vereinstätigkeit außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit von der Haftung freigestellt.

§ 12 Bestellung des Vorstands

(1) ¹Die Mitglieder des Vorstands werden von der Mitgliederversammlung für die Dauer von zwei Jahren einzeln gewählt. ²Die Amtszeit dauert jeweils vom 01. September des Wahljahres bis zum 31. August zwei Jahre nach Amtsantritt. ³Die Amtsperioden werden nach Matrikeln gezählt. Begonnen wird mit der Matrikel 1 für die Amtsperiode, die am 01.September 2025 beginnt. ⁴Mitglieder des Vorstands können nur Mitglieder des Vereins sein. ⁵Mit einem Ende der Mitgliedschaft im Verein endet auch die Mitgliedschaft im Vorstand. ⁶Die Wiederwahl oder die vorzeitige Abberufung eines Vorstandsmitglieds durch die Mitgliederversammlung ist zulässig. ⁷Ein Vorstandsmitglied bleibt nach Ablauf der regulären Amtszeit bis zum Amtsantritt seines Nachfolgers im Amt.

(2) ¹Scheidet ein Mitglied vorzeitig aus dem Vorstand aus, so sind die verbleibenden Mitglieder des Vorstands berechtigt, ein Mitglied des Vereins bis zur Wahl des Nachfolgers durch die Mitgliederversammlung kommissarisch in den Vorstand zu wählen, wenn die Fortführung der laufenden Geschäfte dies erforderlich macht. ²Eine kommissarische Nachbesetzung endet spätestens mit der turnusmäßigen Neuwahl des gesamten Vorstands (Ende der Amtsperiode).

(3) ¹Tritt der Vorstand in seiner Gesamtheit zurück, ist innerhalb einer Frist von sechs Wochen eine Mitgliederversammlung zur Neuwahl eines Vorstands einzuberufen. ²Ein innerhalb einer Amtsperiode neugewähltes Vorstandsmitglied ist für die verbleibende Dauer der Amtsperiode gewählt.

(4) Ein Vorstandsmitglied, das sich eines schweren vereinswidrigen Verhaltens schuldig macht, beendet damit automatisch seine Vorstandsmitgliedschaft.

(5) Der Vorstand ist abzuberufen, wenn er seine Aufgaben nicht satzungsgemäß erfüllt.

(6) ¹Erklärt sich niemand bereit, eine Vorstandsfunktion zu übernehmen, ist es Aufgabe des zurückgetretenen, abberufenen oder durch Ablauf der Amtsperiode entlasteten 1. Vorsitzenden oder eines von der Mitgliedsversammlung bestimmten Mitglieds einen Notvorstand zu berufen. ²Dieser hat folgende Aufgaben:

(a) Neuwahl eines Vorstands oder alternativ
(b) Auflösung des Vereins.

³Zur Übernahme der Funktionen eines Notvorstands kann gegen Gebühr, die aus dem Vereinsvermögen zu bezahlen ist, ein Rechtsanwalt berufen werden. ⁴Dieser hat die Aufgabe der notwendigen Regelung finanzieller und rechtlicher Angelegenheiten. ⁵Ein solcher Notvorstand kann diese Aufgabe ggf. auch gegen Gebühr erledigen.

§ 13 Beratung und Beschlussfassung des Vorstands

(1) ¹Der Vorstand tritt nach Bedarf zusammen. ²Die Sitzungen werden vom Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung vom 2. Vorsitzenden, einberufen. ³Eine Einberufungsfrist von einer Woche soll eingehalten werden. ⁴Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens zwei Mitglieder anwesend sind. ⁵Bei der Beschlussfassung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen. ⁶Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung die seines Stellvertreters.

(2) ¹Die Beschlüsse des Vorstands sind schriftlich zu protokollieren. ²Das Protokoll ist vom Schriftführer sowie vom Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung von seinem Stellvertreter oder einem anderen Mitglied des Vorstands zu unterschreiben.

§ 14 Beauftragte

(1) ¹Der Vorstand kann Beauftragte für besondere Aufgaben berufen. ²Diese können nach Autorisierung durch den Vorstand im Rahmen ihrer Beauftragung Verhandlungen und Gespräche namens des Vereins führen. ³Bindende Entscheidungen treffen Sie nicht. ⁴Die Beauftragten sind nicht automatisch Vorstandsmitglieder, sie werden jedoch vom Vorstand zur Beratung hinzugezogen. ⁵Für einzelne Beauftragungen, für die Firmen am Markt hinzugezogen werden, können marktübliche Entschädigungen vereinbart werden. ⁶Ansonsten geschieht die Wahrnehmung einer Beauftragung im Verein ohne Entschädigung.

(2) Der Verein strebt Beauftragungen für folgende Bereiche an:

(a) Datenschutz,
(b) Bibliotheksaufgaben,
(c) Öffentlichkeitsarbeit,
(d) Publikationen,
(e) IT,
(f) Homepage und Webmaster,
(g) Bau- und Ausstattungsfragen,
(h) Rechtsfragen,
(i) Regionalgruppen,
(j) Projekte,
(k) Fortbildung und wissenschaftliche Veranstaltungen,
(l) Zukunftsfragen,
(m) Auswanderer,
(n) Sonstiges nach Bedarf.

§ 15 Aufgaben der Mitgliederversammlung

Die Mitgliederversammlung ist zuständig für die Entscheidungen in folgenden Angelegenheiten:

(a) Änderungen der Satzung,
(b) die Festsetzung der Mitgliedsbeiträge,
(c) auf Vorschlag des Vorstands die Ernennung von Ehrenmitgliedern sowie bei Einsprüchen gegen vom Vorstand ausgesprochene Vereinsausschlüsse,
(d) die Wahl und die Abberufung der Mitglieder des Vorstands,
(e) die Wahl von Kassenprüfern und die Entgegennahme der jährlichen Kassenprüfung,
(f) die Entgegennahme des Jahresberichts und die Entlastung des Vorstands,
(g ) die Auflösung des Vereins,
(h) Die Stimmabgabe erfolgt direkt ohne zwischengeschaltete technische Hilfsmittel oder Vermittlung Dritter.

§ 16 Einberufung der Mitgliederversammlung
(1)¹Mindestens einmal im Jahr, möglichst im 2. Quartal, ist vom Vorstand eine ordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen. ²Die Einberufung erfolgt schriftlich (per Post, E-Mail oder durch Aushändigung) unter Einhaltung einer Frist von zwei Wochen und unter Angabe der Tagesordnung.

(2)¹Die Tagesordnung setzt der Vorstand fest. ²Jedes Vereinsmitglied kann bis spätestens eine Woche vor der Mitgliederversammlung beim Vorstand schriftlich eine Ergänzung der Tagesordnung beantragen. ³Über den Antrag entscheidet der Vorstand. ⁴Über Anträge zur Tagesordnung, die vom Vorstand nicht aufgenommen wurden oder die erstmals in der Mitgliederversammlung gestellt werden, entscheidet die Mitgliederversammlung mit der Mehrheit von 2/3 der Stimmen der anwesenden Mitglieder. ⁵Anträge, die eine Änderung der Satzung, Änderungen der Mitgliedsbeiträge, die vorzeitige Ablösung des Vorstands oder die Auflösung des Vereins zum Gegenstand haben, müssen bereits bei der Ladung zur Mitgliederversammlung gestellt sein.⁶Die Mitgliedsbeiträge werden von der Mitgliederversammlung in einer vom Vorstand vorgeschlagenen gesonderten Beitragsordnung festgelegt.


(3) Typische Tagesordnungspunkte sind:

(a) Begrüßung,
(b) Protokoll und Tagesordnung,
(c)Jahresbericht des Vorstands zum Vereinsgeschehen,
(d) Berichte und Entscheidungen zu personellen Fragen,
(e) Berichte und Entscheidungen zum Sachhaushalt,
(f) Entlastung des Vorstands,
(g) Satzungsfragen,
(h) Mitgliedsbeiträge,
(i) Vereinsmitgliedschaften,
(j) Vorstandswahlen und -mitgliedschaften,
(k) Bauliches bzw. Raumfragen,
(l) Veröffentlichungen,
(m) Bestandsfragen,
(n) Projekte,
(o) Kooperationen,
(p) Termine,
(q) Verschiedenes,
(r) Termin der nächsten Versammlung.

(4)¹Der Vorstand hat eine außerordentliche Mitgliederversammlung einzuberufen, wenn es das Interesse des Vereins erfordert oder wenn mindestens ein Zehntel der Mitglieder dies schriftlich unter Angabe des Zwecks und der Gründe beantragt.²Für die Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung gelten die Regelungen von § 16, Abs. 1, Satz 2 dieser Satzung. ³Tagesordnungpunkte auf der außerordentlichen Mitgliederversammlung sind die von den Beantragenden genannten Zwecke und Gründe. ⁴Es gelten die Regelungen von § 17 dieser Satzung.

(5) Auf der Mitgliederversammlung ist eine Anwesenheitsliste zu führen.

(6) Im Falle einer als Folge eines reinen Formfehlers rechtsfehlerhaft einberufenen Mitgliederversammlung kann der Vorstand ad hoc eine Notversammlung ohne Ladungsfrist einberufen.

§ 17 Beschlussfassung der Mitgliederversammlung

(1) Die Mitgliederversammlung wird vom 1. Vorsitzenden, bei dessen Verhinderung vom 2. Vorsitzenden und bei dessen Verhinderung von einem durch die Mitgliederversammlung zu wählenden Versammlungsleiter geleitet.

(2)¹Die Mitgliederversammlung ist mit der Anzahl der erschienenen Mitglieder beschlussfähig.

(3)¹Die Mitgliederversammlung beschließt in offener Abstimmung mit der Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder. ²Auf Antrag kann eine Abstimmung geheim erfolgen. ³Diesem Verfahren müssen mehr als 50% der anwesenden Mitglieder zustimmen. ⁴Kann bei Wahlen kein Kandidat die Mehrheit der Stimmen der anwesenden Mitglieder auf sich vereinen, ist gewählt, wer die Mehrheit der abgegebenen gültigen Stimmen erhalten hat. ⁵Bei Stimmgleichheit zwischen mehreren Kandidaten ist eine Stichwahl durchzuführen. ⁶Beschlüsse über eine Änderung der Satzung bedürfen der Mehrheit von drei Vierteln, der Beschluss über die Änderung des Zwecks oder die Auflösung des Vereins der Zustimmung von neun Zehnteln der anwesenden Mitglieder.

(4)¹Über den Ablauf der Mitgliederversammlung und die gefassten Beschlüsse ist eine Niederschrift anzufertigen, die vom Protokollführer und vom Versammlungsleiter zu unterschreiben ist. ²Die Protokollführung obliegt dem Schriftführer des Vereins. ³Bei Verhinderung des Schriftführers übernimmt ein von der Versammlung bestimmtes Vorstandsmitglied die Protokollführung. ⁴Die Niederschrift der Mitgliederversammlung ist spätestens 2 Monate nach der Mitgliederversammlung den Vereinsmitgliedern bekanntzugeben. ⁵Danach hat das Protokoll der Mitgliederversammlung eine Verschweigefrist von 6 Wochen.

§ 18 Kassenprüfer

¹Die Haushaltsführung des Vereins ist mindestens einmal im Geschäftsjahr zu überprüfen. ²Das Ergebnis ist in einem schriftlichen Prüfungsbericht, der auf der regulären Mitgliederversammlung vorzustellen ist, festzuhalten. ³Dazu sind auf der ordentlichen Mitgliederversammlung alternierend zwei Kassenprüfer, die nicht dem Vorstand angehören dürfen, für die Dauer von zwei Jahren zu wählen.

§ 19 Aufwendungsersatz

(1) Jedes Vereinsmitglied hat grundsätzlich einen Anspruch auf Ersatz seiner nachgewiesenen Aufwendungen für eigene Auslagen, die im Rahmen von durch die Mitgliederversammlung oder den Vorstand ausgelösten oder genehmigten Tätigkeiten für den Verein entstanden sind.

(2) Hierbei sind grundsätzlich die steuerlichen Vorgaben zu Höhe und Anlass bei Fahrt- und Reisekosten zu beachten, auch begrenzt auf die aktuellen steuerlichen Pausch- und Höchstbeträge. Ein Aufwendungsersatzanspruch besteht zudem z. B. für Telekommunikationskosten, Portokosten und alle weiteren, grundsätzlich von der Mitgliederversammlung oder vom Vorstand autorisierten,im Interesse des Vereins verauslagten Beträge/Aufwendungen.

(3) ¹Ansprüche können innerhalb eines Jahres nach der Entstehung geltend gemacht werden, solange im Einzelfall nichts anderes vereinbart worden ist. ²Nach Ablauf der Jahresfrist verfallen die Ansprüche.

(4) Darüber hinaus kann der Vorstand bei Bedarf eine Vergütung nach Maßgabe einer Aufwandsentschädigung im Sinne des § 3 Nr. 26a EStG beschließen.

§ 20 Datenschutz und Verschwiegenheitspflicht

(1) ¹Die Aktivitäten des Vereins unterliegen den Bestimmungen des geltenden Datenschutzrechts. ²Alle Mitglieder, die in einer Vereinsfunktion mit den Datenschutzregelungen unterliegenden Daten umgehen, unterzeichnen eine Datenschutz- und Verschwiegenheitserklärung mit rechtsgültiger Unterschrift. ³Darüber hinaus beachten alle Mitglieder bei ihren Vereinsaktivitäten die geltenden Bestimmungen des Datenschutzrechts. ⁴Gezielte Verstöße gegen das geltende Datenschutzrecht sind vereinswidrig.

(2) ¹Über Vereinsinterna ist gegenüber Vereinsfremden Verschwiegenheit zu wahren. ²Die Weitergabe von Vereinsinterna an Vereinsfremde ist vereinswidrig. ³Dazu zählen insbesondere Informationen über

(a) interne Personalia,
(b) vom Vereinsvorstand nicht für die Weitergabe freigegebene Finanzplanungen,
(c) Veröffentlichungsplanungen,
(d) Vorarbeiten zu Veröffentlichungen,
(e) vereinsinterne Veröffentlichungen,
(f) Details zu Beziehungen zu externen Partnern und Dienstleistern.

(3) ¹Die interne OsF-Mailingliste dient

(a) der Kommunikation zwischen den Vereinsmitgliedern,
(b) der Diskussion genealogischer Fragen und
(c) dem Austausch genealogischer Gedanken.

²Hierbei ist darauf zu achten, dass die einschlägigen Persönlichkeitsrechte eingehalten werden. ³Aus datenschutzrechtlichen Gründen sind Diskussionen über personelle Interna des Vereinsgeschehens an dieser Stelle nicht gestattet.

§ 21 Bibliothek

(1) ¹Der Verein betreibt gemäß § 2, Abs. 4f dieser Satzung eine Bibliothek. ²Die Benutzung dieser Bibliothek steht den Vereinsmitgliedern offen. ³Für die Nutzung dieser Bibliothek erlässt und aktualisiert der Vorstand eine Benutzungsordnung.

(2) Die Bibliothek wird nach Maßgabe verfügbarer Mittel ausgebaut.

(3) Übernahme von Beständen

(a) ¹Der Verein kann Bestände von Mitgliedern oder Vereinsfremden in den Bestand der Bibliothek übernehmen, sofern sie den Vereinszweck fördern.  ²Die Bestände können in konventioneller oder digitaler Form, gedruckt oder handschriftlich, veröffentlicht oder unveröffentlicht vorliegen.
(b) ¹Eine Übernahme kann nur nach Beschluss durch die Mitgliederversammlung oder den Vorstand erfolgen. ²Eine Übernahme durch Kauf muss durch die Mitgliederversammlung genehmigt werden.
(c) ¹Der Verein kann eine Übernahme von Beständen ablehnen. ²Im Falle einer Ablehnung entscheidet der Vorstand.
(d) ¹Eine Übernahme kann nur als vollständige Besitz- und Eigentumsübertragung erfolgen. ²Rückforderungen sind ausgeschlossen. ³Die Kosten einer Übernahme gehen zu Lasten des Vereins.
(e) ¹Eine Besitz- und Eigentumsübertragung beinhaltet die Übertragung der Nutzungs- und Verwertungsrechte der Übertragenden an den Verein. ²Mögliche Auflagen der Übertragenden an den Verein sind im Rahmen der Besitz- und Eigentumsübertragung festzulegen. ³Fremde Nutzungs- und Verwertungsrechte sind weiterhin vom Verein zu beachten. ⁴Datenschutzrechtlich oder lizenzrechtlich nicht erlaubte übernommene Bestände sind zu kassieren.
(f) ¹Der Verein hat bei Besitz- und Eigentumsübertragungen ein Kassationsrecht. ²Sämtliche Regelungen im Rahmen einer Besitz- und Eigentumsübertragung sind schriftlich (§126 BGB) zu regeln. ³Mündliche Nebenabreden sind unwirksam. (Musterverträge!!!)
(4) Der Vorstand erlässt eine Bibliotheksordnung.

§ 22 Unterabteilungen

¹Auf Vorschlag des Vorstands kann die Mitgliederversammlung formelle und auch formlose Unterabteilungen einrichten und auch wieder auflösen. ²Diese beschäftigen sich vornehmlich mit einzelnen Aspekten genealogischer Forschung zum Osnabrücker Land. ³Die Unterabteilungen berichten regelmäßig oder auf Anfrage des Vorstands dem Vorstand und der Mitgliederversammlung über ihre Aktivitäten. ⁴Der Vorstand beruft jeweils einen Sprecher solcher Unterabteilungen.

§ 23 Vereinsvermögen

(1) ¹Der Verein kann Mitgliedern im Rahmen von Dauer- oder Projektaufgaben technische oder andere Mittel leihweise überlassen. ²Sämtliche leihweise überlassenen Mittel bleiben Eigentum des Vereins. ³Die Überlassung ist schriftlich zu dokumentieren (§126 BGB). ⁴Die mit den überlassenen Mitteln im Rahmen von Projekten des Vereins erarbeiteten Ergebnisse sind als Auftragsarbeiten zu werten und somit inklusive der Nutzungs- und Verwertungsrechte Eigentum der Vereins.

(2) ¹Sollte im Besitz des Vereins befindliches fremdes Eigentum existieren, ist dieses unverzüglich dem Verein schriftlich anzuzeigen (§126 BGB). ²Die Frist für die Anzeige beträgt 4 Wochen nach Bekanntgabe dieser Entscheidung auf der Mitgliederversammlung. ³Anschließend ist darüber zu befinden, ob dieses fremde Eigentum dem Eigentümer unverzüglich auf dessen Kosten rückerstattet wird oder ob es zu obigen Konditionen in das Eigentum des Vereins übergeht. ⁴Tritt bei der Rückerstattung fremden Besitzes aus Gründen, die auf den Eigentümer zurückgehen, Verzug ein, wird der Verein die durch den Verzug entstehenden Kosten dem Leihgeber in Rechnung stellen.

(3) ¹Über die Möblierung und die technische Ausstattung der Vereinsräumlichkeiten entscheidet der Vorstand abschließend. ²Er informiert auf der Mitgliederversammlung über seine Entscheidungen.

(4) ¹Der Verein ist Eigentümer der Nutzungs- und Verwertungsrechte von Auftragsarbeiten, die er beauftragt hat. (Abschriften etc.). ²Die Erteilung des Auftrages muss dokumentiert sein.

(5) Auf Initiative des Vorstands wird ein Bestandsinventar erstellt.

§ 24 Auflösung des Vereins, Beendigung aus anderen Gründen, Wegfall steuerbegünstigter Zwecke

(1)¹Zur Auflösung des Vereins muss eine außerordentliche Mitgliederversammlung nur zu diesem Zweck einberufen werden. ²Im Falle der Auflösung des Vereins sind der Vorsitzende des Vorstands und sein Stellvertreter gemeinsam oder ggf. der Notvorstand vertretungsberechtigte Liquidatoren, falls die Mitgliederversammlung keine anderen Personen beruft. ³Für einen Beschluss über die Auflösung des Vereins ist eine Mehrheit von mindestens 9/10 der anwesenden Mitglieder notwendig.

(2)¹Bei Auflösung oder Aufhebung des Vereins oder bei Wegfall steuerbegünstigter Zwecke fällt das Vermögen des Vereins an den „Verein für Geschichte und Landeskunde von Osnabrück“ („Historischer Verein“) zur unmittelbaren und ausschließlichen Verwendung für die in § 2 der Satzung genannten gemeinnützigen Zwecke. ²Die Bibliothek und die wissenschaftlichen Sammlungen sollen geschlossen als Depositum dem Niedersächsischen Landesarchiv, Abteilung Osnabrück übergeben werden.

(3) Die vorstehenden Bestimmungen gelten entsprechend, wenn dem Verein die Rechtsfähigkeit entzogen wurde.

Salvatorische Klausel

¹Soweit vorstehende Satzung keine rechtsgültige, abweichende Regelung trifft, gelten die Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuches und das geltende Vereinsrecht. ²Sollten einzelne Bestimmungen dieser Satzung unwirksam oder undurchführbar sein oder nach ihrem Inkrafttreten unwirksam oder undurchführbar werden, bleibt davon die Wirksamkeit der Satzung im Übrigen unberührt.